אם אתם מתכננים להפיק כנס או אירוע עסקי, כדאי לקחת בחשבון את הטיפים הבאים כדי להבטיח שהאירוע
שלכם יהיה מוצלח:
קבעו מטרות ויעדים - קודם כל, חשבו על מה שאתם מנסים להשיג עם האירוע שלכם. האם אתם מנסים להציג מוצר חדש? להקים קהילה של חברים ושותפים? לחזק את המותג שלכם? ורק כאשר אתם מבינים את המטרות שלכם, תוכלו לפענח את הדרך הטובה ביותר להשיגן.
הכניסו את האורחים לתחושת חוויה - כנס או אירוע עסקי מוצלח הוא משהו שמתחיל מלהכניס את האורחים לתחושת חוויה. חשבו על כל הפרטים הקטנים, כמו תפריט, תכנית האירוע, ואפילו תזמון המוזיקה, כדי להבטיח שהאורחים ירגישו חשובים ונחמדים.
בחרו מקום מתאים - כדי לקחת את האירוע שלכם לרמה הבאה, עליכם לבחור מקום מתאים. המקום צריך להתאים למטרות שלכם, להיות נגיש לאורחים, ולהיות מספק את כל הצרכים הטכנולוגיים והפיזיים של האירוע.
עזרו לאורחים להגיע - עליכם להפוך את ההגעה לאירוע לקלה ונוחה ככל שאפשר. תספקו מידע ברור על המקום, וכן על מקומות החניה ותוסיפו בהזמנה גם את הקווים של התחבורה הציבוריות.
תכננו תכנית פעילות מקיפה - עליכם להבטיח שיש דברים מעניינים לעשות באירוע שלכם. חשוב להכניס את האורחים לתחושת חוויה ולתת להם אפשרות לפגוש אנשים חדשים וללמוד דברים חדשים תזמנו את הפסקות והרצאות שהיה מספיק זמן למינגלינג.
הכינו לו"ז מסודר לניהול האירוע - כולל סדר יום מפורט, ניהול זמני המשימות, וכן תכנון המקומות ולא לשכוח את האוכל.
תתעדו את הכנס שלכם - צילום כנס עסקי בוידאו וסטילס הוא כלי חשוב לתעמולת האירוע ולשיווקו הרחב. הצילום מאפשר לאלו שלא היו יכולת לצפות בתוכנית ולקבל חלק מהידע והמידע שהועבר גם לאחר הכנס או לחזור ולצפות בתכנים מחדש. הצילום גם מאפשר לחברה להתחבר יותר לקהל היעד ולהציג את עצמה כחברה חדשנית ומעודכנת . לכן, צילום של כנס עסקי בוידאו וסטילס הוא חשוב ומועיל לכולם שהשתתפו באירוע ולא השתתפו כמו גם לחברה עצמה. בנוסף הרבה חברות מייצרות גם שידורים חיים של הכנסים והופחים אותם להיברידיים. זה מאפשר חשיפה לקהלים גדולים יותר גם אם הם לא יכלו להגיע לארוע פיזי.
תכננו תקציב מספק - כדי להפיק אירוע עסקי מוצלח, עליכם להבין את התקציב שלכם ולתכנן את האירוע שלכם בהתאם. זה כולל כל הדברים הקטנים כמו איזה יום בשבוע ובאיזה שעות , ניהול זמן, וכלי עזר טכנולוגיים הדרושים בכנס מסוג זה ( מקרנים, תאורה , מחשבים).
תחשבו על תוכנית לטיפול בבעיות - גם עם התכנון הטוב ביותר, דברים לא תמיד הולכים כפי שצריך. עליכם להכין תוכנית לטיפול בבעיות אפשריות, כדי להבטיח שהאירוע שלכם יהיה מוצלח בסופו של דבר. זה יכול לכלול פתרון בעיות טכניות, מרצים שלא הצליחו להגיע וכו'.
ובעיקר אל תשכחו להנות מהכנס שלכם :) וגם אם יש תקלות או משהו לא עבד כמו שרציתם תמשיכו לשדר "עסקים כרגיל" .
אחד הדברים היותר חשובים זה לא לשכוח לעצב חומרי פרסום מרשימים ולשווק את הכנס - כדי להפיץ את המידע על האירוע שלכם ולהביא יותר אנשים להשתתף, עליכם לעצב חומרי פרסום מרשימים. זה כולל כרטיסי ביקור דיגיטליים, חומרי פרסום ברשתות חברתיות השונות ופוסטים שאתם יכולים לשווק בקבוצות שונות. תשתמשו בתמונות וסרטונים מצילומים של כנסים קודמים בשביל להדגיש כמה מידע חשוב היה בכנס ,כמה היה כיף וגם אלו אנשים פרזנטורים חשובים היו.
מי אנחנו